Kommunikation in Unternehmen

Menschen können handeln (physisch und kommunikativ), fühlen und denken, andere beauftragen (Lohn) und Maschinen betreiben (Energie), und müssen dafür ihren Körper psychisch und körperlich gesund halten, wozu positive Ineraktion gehört.

Kommunikation nimmt eine zentrale Stellung im menschlichen Leben ein, als zentrale Handlungsoption, aber auch als Grundlage der Interaktion. Gute Kommunikation erlaubt wesentliche menschliche Interaktionen konstruktiv zu vereinfachen und emotional und kognitiv zu führen. Eine (theoretische) Kernkompetenz von Wirtschaftsingenieuren ist Kommunikation (vorwiegend im unternehmerischen Kontext).

Einige zentrale theoretische Grundlagen

Dieser Abschnitt soll die Media-Richness-Theorie und ihre Erweiterung sowie das moderne Shannon`sche Kommunikationssystem nach Weaver und eine psychologische Anmerkung umfassen.

Media-Richness-Theorie

Die Media-Richness-Theorie legt nahe, dass einfache Zusammenhänge mit weniger reichhaltigen Medien vermittelt werden und komplexere Zusammenhänge mit reichhaltigeren Medien. Werden zu simple Medien für komplexe Zusammenhänge verwendet, entsteht unzulässige Versimpelung und im Falle von zu komplexen Medien für simple Zusammenhänge Konfusion. Eine Verbesserung der Media-Richness-Theorie ist die Medien-Synchronizitäts-Theorie.

Medien-Synchronizitäts-Theorie

Es gibt divergierende und konvergierende Kommunikationsaufgaben: Zu verteilende Informationen (divergierend) sollten über Medien mit geringer Synchronizität erfolgen, während Kommunikationsprozesse, die zu Verdichtung von Informationen führen soll, eine hohe Synchronizität des Mediums erfordert. Zentral für die Synchronizität ist die rasche Feedbackmöglichkeit und die gemeinsame Kommunikation über einen Kanal. Demnach ist also ein Gruppenchat oder Meeting gut für konvergierende Kommunikationsaufgaben, während ein Rundschreiben / eine Rundmail gut für divergierende Kommunikationsaufgaben ist.

Shannon`sches Kommunikationssystem

Das nachrichtentechnische Modell kennt einen Sender und Empfänger, die über einen Kommunikationskanal mit Transmitter und Receiver kommunizieren. Auf dem Signalübertragungsweg kann es zu Störungen kommen. Die Botschaft wird also kodiert, übertragen und dekodiert. Weaver kritisiert diesen Prozess, dahingehend, dass es einer pragmatische (Urteilsebene), semantischen und syntaktischen Verschlüsselung in der menschlichen Kommunikation bedarf, die auch wieder syntaktisch, semantisch und pragmatisch zu entschlüsseln ist. Neben Urteilen sind kognitive und praktische Orientierungen häufig für die Kommunikationsgüte zentral (Vgl. Burkhart und Hömberg [2015]).

Psychologische Anmerkungen

Nachrichten werden aus psychologischer Perspektive durch Wahrnehmungsprozesse und Denkvorurteile, Denkheuristiken und emotionale Schematainterpretation strak verzerrt, bis sie verstanden werden. Kommunikation ist fordernd und kann schnell ermüdend wirken. Im Kontext von multiplen Informationen spielen Aufmerksamkeitsprozesse eine erhebliche Rolle.

Zwischenfazit

Kommunikation erfordert die richtige Medienwahl und sollte so kodiert werden, dass der Empfänger sie möglichst zutreffend verstehen kann. Insbesondere rasche Feedbackmöglichkeiten erlauben interaktive Annäherung an zutreffendes Verständnis. Aufmerksamkeitsprozesse entscheiden über den Anfang eines Wahrnehmungsprozesses, während Wahrnehmung die Kommunikation verzerrt, selbst wenn keine Störungen der Kommunikation vorliegen.

Unternehmerische Kommunikationssysteme

Gute Kommunikation in Unternehmen entlasstet insbesondere Führungskräfte und steigert die Effektivität und Effizienz des Unternehmens. Ein guter Prozess wird ausgelegt um effektiv, effizient und flexibel zu sein. Zentral an unternehmerischen Kommunikationsprozessen ist Geschwindigkeit, Reflektion, Verständlichkeit und Informationssicherung / Überblick. Diese Abschnitt zeigt ein Kommunikationssystem bestehend aus einem Prozess für reflektionsintensive Kommunikation, Kommunikationsregeln und Best Practices für Reporting und reflektionsintensive E-Mails.

Kommunikationsprozess (reflektiv)

Ein reflektionsintensiver, Verständigung herbeiführender und Überblick sichernder Kommunikationsprozess zum laufenden Geschäft startet mit einem (wöchentlichen) Reporting und E-Mails für reflektionswürdige Erfassung von Ist- und Soll-Zusammenhängen in laufenden Projekten bzw. Themenstellungen, wie kontinuierlicher Verbesserung. Das Kommunikationsmedium dafür ist ein schriftliches, damit eine hinreichende Reflektion gewährleistet ist.

Sind alle Inhalte hinreichend abgestimmt, liegen also keine Verständigungsschwierigkeiten vor, können die Ergebnisse der Reflektion (Anmerkungen) der Informationssicherung zugeführt werden, und z. B. auf einem Wiki veröffentlicht werden. Hierfür bieten sich Übersichten an, die z. B. ein Kommunikationsdesigner idealer Weise erstellt.

Sin die Inhalte hingegen nicht hinreichend abgestimmt, bedarf es der Kommunikation mit hoher Synchronizität, wie Chats, Telefonaten oder Meetings, wobei Meetings und persönliche Gespräche für schwierige Aufgaben insbesondere im zwischenmenschlichen Bereich geeignet sind. Sind die Inhalte hinreichend abgestimmt, nach dieser Kommunikation hoher Synchronizität, sollte das Ergebnis wieder gesichert und Überblick verschaffend veröffentlicht werden.

Kommunikationsregeln

Aus dem reflektiven Kommunikationsprozess ergeben sich zusammen mit den theoretischen Grundlagen Ansätze für Kommunikationsregeln. Diese können in Form eines Entscheidungsprozesses gefasst werden:

  1. Liegt eine einfache kurze Benachrichtigung (Einzeiler) vor?
  2. Ja:
    1. Wie wichtig ist die Benachrichtigung?
    2. Wie dringlich ist die Benachrichtigung?
    3. Welche Gesamtwichtigkeit ergibt sich daraus?
    4. Schreiben einer kurzen E-Mail mit Wichtigkeitsangaben im Betreff.
  3. Nein:
    1. Liegt ein Item im Reporting (kurze Information, Abhängigkeit, Frage) vor oder ein Reflektion erfordernder Schaverhalt mit einigen Detaills oder ein kompliziertes Verständnisproblem?
    2. Reporting-Item:
      1. Aufnahme in das Reporting.
    3. Reflektionssachverhalt:
      1. Formulieren einer E-Mail mit Kennzeichnung als Reflektionsbedürftig im Betreff klar, einfach und prägnant und dennoch hinreichend umfänglich unter Bezugnahme zum Projekt bzw. Thema.
    4. Verständnisproblem:
      1. Schreiben einer kurzen E-Mail mit bitte um Rückruf / Meeting unter Angabe der Gesamtwichtigkeit, Dringlichkeit und Wichtigkeit, siehe oben.

Reporting & Reflektionssachverhalt

Das Reporting und Reflektionssachverhalte haben im unternehmerischen Kontext häufig eine geeignete Darstellungsform, die der betriebswirtschaftlichen Methode entspricht. So werden Programme und Projekte in spezifischen Grafiken (Vorgangsknotenpläne, Gant-Diagramme und Portfoliodiagramme) dargestellt und es gilt das Paradigma des One-Sheet-Reportings, also Reporting auf einer übersichtlichen Seite, wie bei der SWOT-Analyse. Das klassische Projektreporting im laufenden Projekt informiert tabellarisch über abeschlossene und anstehende Aufgaben / Fragestellungen und macht dabei den Fortschritt im Zeitplan farblich kenntlich. Abhängigkeiten für kommende Aufgaben und Fragestellungen werden farblich kodiert, um Abstimmungsbedarfe durch den Projektmanager bzw. Vorgesetzten zu kommunizieren.

Fazit

Nach dem hier vorgestellten Kommunikationskonzept werden grundsätzlich Ad-hoc-Informationen und reflektionsbedürftige Informationen unterschieden sowie Verständnisprobleme und einfachere Kommunikation. Entsprechend des Prozesses für reflektionsbedürftige Kommunikation werden zentrale Überblicke aktuell und anschaulich gehalten, während jedes Unternehmensmitglied sich an einem Entscheidungsbaum für gute Kommunikation (Kommunikationsregeln) orientieren kann. Reporting und reflektionsreiche Kommunikation werden mit typischen BWL-Tools nach dem Paradigma des One-Sheet-Reportings übersichtlich und klar gehalten.

Quellen:

Bogaschewsky, R.; Rollenberg, R. (1998) "Prozeßorientiertes Management", Springer (o. A.).

Burkart, R. ; Hömberg, W. (2015) "Kommunikationstheorien", new academic press (Wien)

Als Wirtschaftsingenieur (Maschinenbau), der sich stets fortbildet, erarbeite ich Lösungsansätze für eine bessere Zukunft und trage begleitendes Wissen zusammen. Mein Blog dreht sich um Visionen für Menschen im Kontext gesellschaftlicher Systeme und technologischem Fortschritt. Aktuell versuche ich ein Portal für nachhaltiges Einkaufen zu entwickeln. Hier finden Sie Informationen SuscisionHelper. Weitere Informationen finden Sie in der Xing-Gruppe.

Veröffentlicht von

Marius Alexander Schulz

Als Wirtschaftsingenieur (Maschinenbau), der sich stets fortbildet, erarbeite ich Lösungsansätze für eine bessere Zukunft und trage begleitendes Wissen zusammen. Mein Blog dreht sich um Visionen für Menschen im Kontext gesellschaftlicher Systeme und technologischem Fortschritt. Aktuell versuche ich ein Portal für nachhaltiges Einkaufen zu entwickeln. Hier finden Sie Informationen SuscisionHelper. Weitere Informationen finden Sie in der Xing-Gruppe.

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